Возможности удаленного аудита
Обобщенные преимущества и недостатки, правовая база и технические требования к проведению удаленного аудитов на соответствие ISO 9001, ISO 140001, ISO 45001, ISO 50001
Орган по сертификации Quality Austria, представителем которого является РОСТЕХСЕРТ обобщили преимущества и недостатки, правовую базу и технические требования к проведению удаленного аудитов на соответствие ISO 9001, ISO 140001, ISO 45001, ISO 50001
Часто задаваемые вопросы
Что такое удаленный аудит?При удаленном аудите аудитор не находится непосредственно на месте в проверяемой организации, но находится в контакте посредством аудио, видео и обмена данными из другого места. Несмотря на физическое расстояние, надлежащий процесс аудита гарантирован. Можно проверить документы или осмотреть помещение с помощью видеотура.
Какие аудиты систем менеджмента можно проводить удаленно?Здесь необходимо проводить различие между организациями, которые предлагают только услуги, и предприятиями, занимающимися исключительно производством. В то время как 100% удаленный аудит может быть проведен с первым, это относится только к 30% для промышленных предприятий. Практическое правило: все, что можно показать на месте с помощью презентаций, также идеально подходит для удаленного аудита. С другой стороны, первоначальная сертификация представляет собой наиболее сложные ситуации и может проводиться удаленно только в исключительных случаях.
Как проводятся удаленные аудиты?Дистанционные аудиты по сути проводятся как обычные аудиты - только с поддержкой информационных и коммуникационных технологий (ИКТ). Планирование программы аудита в основном выполняется как обычно: аудитор и заказчик «виртуально» обсуждают цели, возможности и риски, а также процесс. Также важно заранее провести различные технологические проверки и обеспечить удаленную компетенцию аудиторской группы. Проведение аудита отличается от личных аудитов тем, что вовлеченные стороны не сидят в одной комнате, а общаются в режиме реального времени или с задержкой. Так называемые «извлеченные уроки» также выявляются в случае дистанционного аудита для последующего улучшения программы аудита.
В чем преимущества удаленного аудита для аудитора и организации?Удаленный аудит особенно полезен во время пандемии COVID-19, поскольку он дает значительный плюс в гибкости даже во время ограничений на поездки - это особенно верно для организаций, которые имеют несколько национальных и международных офисов. Это обеспечивает безопасный аудит в соответствии с графиком и экономию времени и затрат на поездки.
Каковы риски проведения удаленного аудита?Как и в случае с аудитами на месте, успех зависит от желания аудиторов участвовать в соответствующей (виртуальной) среде. Не менее важно активно привлекать партнеров по аудиту. Важно вести диалог, а не делать однообразные презентации. Кроме того, необходимо иметь достаточные знания об используемом техническом оборудовании и технологиях, а также требованиях информационной безопасности и конфиденциальности, которые должны быть соблюдены. Это, например, аспекты безопасности в отношении защиты данных, прав на изображения или запрета на запись или создание снимков экрана любого рода.
Какие нормативно-правовые условия необходимо соблюдать?Даже если текущая ситуация с пандемией предопределена для проведения дистанционных оценок, есть также правовые аспекты, которые следует более подробно рассмотреть перед проведением. Например, не все информационные и коммуникационные инструменты подходят для использования в удаленных аудитах. Общие правила, такие как Общий регламент ЕС по защите данных (EU GDPR) для обработки персональных данных, также играют важную роль с точки зрения безопасности данных.
Какие технические требования необходимо соблюдать?Для удаленного аудита вам потребуется соответствующее оборудование и программное обеспечение, а также достаточный опыт для их работы. В дополнение к ноутбуку, веб-камере или гарнитуре теперь есть множество инструментов, предназначенных для онлайн-диалогов, совместного использования экрана и совместной работы. Для передачи данных и мультимедиа также желательно использовать надежные облачные сервисы.
Удаленный аудит - будущее аудита?Доля удаленных аудитов будет продолжать расти в будущем, особенно в отношении внутреннего аудита. Однако, как это часто бывает в этом случае, удаленная оценка является отличной альтернативой аудитам на месте, но они никогда не могут и никогда не должны полностью заменять их.
В заключение можно сказать, что использование удаленных аудитов имеет как возможности, так и ограничения, и, в зависимости от ситуации и потребностей, необходимо взвесить, подходит ли удаленный аудит в качестве метода проведения аудита. Однако в связи с цифровыми изменениями и связанным с кризисом переходом на виртуальные методы мы можем предположить, что удаленный аудит продолжит сопровождать нас в повседневной деятельности в ближайшем будущем.